품질관리 업무를 하다 보면 불량이 발생했을 때 생각보다 많은 시간을 사용하는 문서가 있습니다.
바로 8D Report입니다.
불량 현상부터 원인 분석, 개선대책, 재발방지까지 순서대로 정리해야 하기 때문에 처음 작성하는 사람에게는 생각보다 어렵고, 익숙한 사람도 바쁜 상황에서는 누락 항목이 생기기 쉽습니다.
그래서 이번에는 불량 내용을 간단하게 입력하면 8D 형식에 맞춰 내용을 정리할 수 있도록 자동 8D 레포트 작성 보조 프로그램을 만들어봤습니다.
8D Report란?
8D Report는 품질 문제를 체계적으로 해결하기 위해 사용하는 문제해결 방법입니다.
주로 고객 불만, 공정 불량, 반복 불량, 협력사 품질 문제 등이 발생했을 때 활용합니다.
일반적으로 다음과 같은 단계로 구성됩니다.
D1. 팀 구성
문제를 해결할 담당자와 관련 부서를 정합니다.
D2. 문제 정의
어떤 문제가 발생했는지 구체적으로 작성합니다.
D3. 임시 조치
추가 불량 발생이나 유출을 막기 위한 긴급 조치를 작성합니다.
D4. 근본 원인 분석
불량이 발생한 근본적인 원인을 분석합니다.
D5. 개선대책 선정
근본 원인을 제거하기 위한 개선 방법을 정합니다.
D6. 개선대책 실행 및 검증
개선 내용을 실제 공정에 적용하고 효과를 확인합니다.
D7. 재발방지
동일한 문제가 다시 발생하지 않도록 표준이나 관리 방법을 변경합니다.
D8. 결과 정리
개선 결과와 문제해결 내용을 최종적으로 정리합니다.
자동 8D 레포트를 만든 이유
실제 현장에서는 8D Report를 작성할 때 매번 처음부터 문장을 만드는 경우가 많습니다.
예를 들어,
- 불량 현상은 무엇인지
- 발생 원인은 무엇인지
- 유출 원인은 무엇인지
- 어떤 임시조치를 했는지
- 어떤 개선대책을 적용할 것인지
- 재발방지는 어떻게 할 것인지
내용을 하나씩 생각하면서 작성하다 보면 시간이 오래 걸립니다.
특히 5WHY 분석과 8D 항목을 연결해서 작성하는 부분이 어렵습니다.
그래서 사용자가 알고 있는 불량 정보와 원인만 먼저 입력하면 나머지 항목을 정리하기 쉽게 만들어보았습니다.
프로그램 사용 방법
사용 방법은 최대한 단순하게 구성했습니다.
먼저 발생한 불량 내용을 입력합니다.
예를 들어,
불량 현상
사출품 외관에 미성형 발생
발생 원인
금형 내부 충진 부족
추정 원인
사출 압력 부족
과 같은 내용을 입력합니다.
이후 원인이나 조치 내용을 추가하면 입력된 내용을 기준으로 8D 작성에 필요한 항목을 정리할 수 있습니다.
작성 과정에서 빠진 내용이 있다면 누락 항목을 확인하면서 보완할 수도 있습니다.
이런 상황에서 활용하기 좋습니다
이 프로그램은 완성된 8D Report를 대신 작성한다기보다는 8D 작성 초안을 빠르게 만드는 보조 도구에 가깝습니다.
특히 다음과 같은 상황에서 활용하기 좋습니다.
- 고객 불량 발생 후 초동 보고서를 작성할 때
- 사내 품질 문제를 정리할 때
- 협력사 개선대책서를 작성할 때
- 5WHY 분석 결과를 8D와 연결할 때
- 반복 불량의 재발방지 대책을 정리할 때
- 8D 작성 경험이 많지 않은 작업자가 초안을 작성할 때
자동화의 가장 큰 장점
개인적으로 가장 큰 장점은 빈 화면에서 처음부터 문장을 만들 필요가 없다는 점이라고 생각합니다.
품질 문제 자체를 분석하는 것도 시간이 필요한데 보고서 문장까지 처음부터 작성하다 보면 실제 원인 분석보다 문서 작성에 더 많은 시간이 들어가는 경우도 있습니다.
기본적인 항목이 미리 정리되어 있다면 담당자는 문서를 꾸미는 것보다
불량 원인은 무엇인지
실제 개선대책이 효과가 있는지
재발 가능성이 없는지
같은 본질적인 문제에 조금 더 집중할 수 있습니다.
자동 작성 결과는 반드시 확인해야 합니다
8D Report는 단순한 문서가 아니라 실제 품질 개선 활동의 결과를 기록하는 자료입니다.
따라서 자동으로 작성된 내용은 그대로 사용하는 것보다 현장 상황에 맞게 담당자가 다시 확인하는 과정이 필요합니다.
특히 원인 분석과 개선대책은 실제 데이터와 현장 확인 결과를 기준으로 판단해야 합니다.
자동화 프로그램은 어디까지나 작성 시간을 줄여주는 보조 도구로 사용하는 것이 가장 적절합니다.
자동 8D 레포트 사용해보기
현재는 테스트 버전으로 운영하면서 8D 작성 흐름과 누락 항목 체크 기능을 계속 수정하고 있습니다.
향후에는
- 5WHY 자동 정리
- 발생원인 / 유출원인 분리
- 개선대책 효과 확인
- 8D 보고서 출력 기능
등도 추가해보면 실제 품질관리 업무에서 조금 더 유용하게 사용할 수 있을 것 같습니다.
품질관리 업무에서 반복적으로 작성하는 문서가 많기 때문에 이런 작은 자동화 도구만 잘 활용해도 생각보다 많은 시간을 줄일 수 있습니다.
이번 자동 8D 레포트도 그런 업무 자동화 테스트 중 하나입니다.
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